新版阿里云企業(yè)郵件歸檔說(shuō)明及使用方法(最新版)
發(fā)布時(shí)間：2021-12-10 16:17:51
背景
電子郵件作為企業(yè)溝通內(nèi)外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業(yè)將郵件數(shù)據(jù)視作重點(diǎn)保護(hù)對(duì)象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業(yè)浪費(fèi)了大量存儲(chǔ)資源和后續(xù)的數(shù)據(jù)調(diào)閱時(shí)間，大大增加了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)郵件歸檔，可以大大的降低營(yíng)運(yùn)成本和風(fēng)險(xiǎn)，從而可以有效的長(zhǎng)期保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開(kāi)啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱帳號(hào)、發(fā)件人、收件人、關(guān)鍵字和時(shí)間區(qū)間進(jìn)行查詢，提供查詢結(jié)果的導(dǎo)出和甚至于作為有效的法律依據(jù)。且郵件歸檔是對(duì)企業(yè)用戶郵箱在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行集中歸檔，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定時(shí)期的保留，在需要的時(shí)候可以通過(guò)對(duì)歸檔郵件的查找，并可以導(dǎo)出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據(jù)。
概述
在此背景下，阿里云企業(yè)郵箱推出了“郵件歸檔服務(wù)”，對(duì)郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存。
塞班斯法案-奧克斯利法案
薩班斯-奧克斯利法案是美國(guó)立法機(jī)構(gòu)根據(jù)安然有限公司、世界通訊公司等財(cái)務(wù)欺詐事件破產(chǎn)暴露出來(lái)的公司和證券監(jiān)管問(wèn)題所立的監(jiān)管法規(guī)，簡(jiǎn)稱《SOX法案》或《索克思法案》。
美國(guó)出臺(tái)的《塞班斯法案》本質(zhì)上是為了保護(hù)在證券市場(chǎng)上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對(duì)企業(yè)電子郵件存檔相關(guān)舉措，隨著市場(chǎng)和監(jiān)管體制的不斷完善，電子郵件來(lái)往的實(shí)時(shí)記錄和長(zhǎng)久保存以及不被篡改的歸檔服務(wù)，為企業(yè)帶來(lái)了可靠的數(shù)據(jù)依存，甚至郵件可以成為法律證據(jù)。
中國(guó)塞班斯法
為了保證數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，2005年國(guó)家檔案局發(fā)布相關(guān)文檔，規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫(xiě)、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。以及2008年6月28日，國(guó)家財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，強(qiáng)烈規(guī)范企業(yè)單位必須提供保存營(yíng)運(yùn)資料以及降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)措施。
1、開(kāi)通郵件歸檔功能
付費(fèi)的阿里企業(yè)郵箱用戶可免費(fèi)使用阿里云企業(yè)郵箱的郵件歸檔服務(wù)，僅歸檔管理員可以開(kāi)啟/關(guān)閉郵件歸檔功能，以及進(jìn)行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開(kāi)啟等，postmaster賬號(hào)默認(rèn)情況下沒(méi)有歸檔功能相關(guān)權(quán)限，超級(jí)管理員可以給用戶分配歸檔管理員權(quán)限，創(chuàng)建歸檔管理員，超級(jí)管理員或者歸檔管理員可以通過(guò)“統(tǒng)計(jì)與日志-歸檔日志查詢”，進(jìn)行審計(jì)日志的查詢。
①郵件歸檔服務(wù)默認(rèn)關(guān)閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進(jìn)去管理后臺(tái)-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開(kāi)“郵件歸檔服務(wù)”。
②歸檔信息概要
可開(kāi)通歸檔郵箱：企業(yè)可以開(kāi)通郵件歸檔服務(wù)的郵箱總數(shù)
已開(kāi)通歸檔郵箱：企業(yè)已經(jīng)開(kāi)通郵件歸檔服務(wù)的郵箱數(shù)
歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認(rèn)5年
上次開(kāi)啟時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次開(kāi)啟時(shí)間
上次關(guān)閉時(shí)間：郵件歸檔服務(wù)最近一次關(guān)閉時(shí)間
歸檔管理員：郵件歸檔服務(wù)管理員名稱
歸檔狀態(tài)：歸檔服務(wù)目前所處狀態(tài)
③查詢歸檔郵件
查詢歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍，點(diǎn)擊查詢即可
查詢條件解釋：
歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號(hào)，這是必填項(xiàng)；
發(fā)件地址：歸檔郵件的發(fā)件人；
收件地址：歸檔郵件的收件人；
關(guān)鍵字：搜索郵件的關(guān)鍵字條件，通過(guò)“搜索關(guān)鍵字范圍”限定范圍；
時(shí)間范圍：搜索的歸檔郵件的時(shí)間范圍；
關(guān)鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標(biāo)題；
郵箱狀態(tài)：對(duì)于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號(hào)離職了，帳號(hào)刪除后，又建了一個(gè)一樣賬號(hào)的郵箱，通過(guò)該狀態(tài)刪除時(shí)間進(jìn)行區(qū)別；
④．查看、導(dǎo)出歸檔郵件
查看歸檔郵件：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時(shí)間范圍，根據(jù)收發(fā)件地址、關(guān)鍵字進(jìn)行查詢后，點(diǎn)擊查看即可看到郵件具體內(nèi)容
⑤．管理設(shè)置歸檔賬號(hào)POP3密碼
設(shè)置POP3密碼：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“高級(jí)應(yīng)用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對(duì)接”-開(kāi)啟“郵件歸檔POP3服務(wù)”-輸入密碼-點(diǎn)擊“保存”
⑥.歸檔日志查詢
查詢歸檔日志：進(jìn)入域管理界面，點(diǎn)擊“統(tǒng)計(jì)與日志”-“行為查詢”-“歸檔日志查詢”，選擇管理員和時(shí)間范圍，根據(jù)關(guān)鍵字和操作類型進(jìn)行精準(zhǔn)查詢
說(shuō)明
阿里企業(yè)郵箱歸檔服務(wù)有效期5年，即在阿里企業(yè)郵箱服務(wù)內(nèi)的用戶，郵件歸檔最長(zhǎng)保存近5年，超過(guò)期限的歸檔郵件會(huì)被自動(dòng)刪除。歸檔服務(wù)隨郵箱服務(wù)終止，所有歸檔郵件會(huì)被刪除，不再繼續(xù)保存
2)歸檔細(xì)則
·單獨(dú)發(fā)送的郵件只歸檔一封郵件
·同時(shí)給多人發(fā)送的郵件只歸檔一封
·分別給多人發(fā)送的郵件歸檔多封
·監(jiān)控的郵件不歸檔
·自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)回復(fù)、垃圾郵件進(jìn)行歸檔
·規(guī)則自動(dòng)刪除郵件進(jìn)行歸檔
·系統(tǒng)通知郵件進(jìn)行歸檔
·外發(fā)限制的用戶給外域賬號(hào)或內(nèi)部賬號(hào)發(fā)郵件，發(fā)送成功的進(jìn)行歸檔
·外域給外收限制外收限制賬戶發(fā)郵件，未接收成功的不歸檔
·刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔
·用戶刪除的郵件依然被歸檔
·只有管理員可以查看歸檔郵件，關(guān)閉郵件歸檔服務(wù)后，用戶新郵件將不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內(nèi)會(huì)保存。
·郵件歸檔服務(wù)可下載/批量下載和查看郵件
·郵件歸檔服務(wù)不支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件
·支持歸檔服務(wù)的操作日志記錄
·支持第三方歸檔服務(wù)
如還有其他的問(wèn)題，可隨時(shí)聯(lián)系阿里企業(yè)郵箱服務(wù)中心或在線咨詢或服務(wù)熱線。